ПОНЯТИЕ ОБЕСПЕЧЕНИЯ БЕЗОПАСНОСТИ ДОКУМЕНТООБОРОТА

Изначально выделяются виды документов, содержащие конфиденциальную информацию и подлежащие защите. Порядок выделения такой документации следующий.
Сначала выделяется вся информация, которая может являться конфиденциальной (список уточняется с представителями структурных подразделений предприятия): финансовые сведения, данные о себестоимости продукции и услуг, деловые и производственные планы, списки клиентов и поставщиков, договоры и контракты, маркетинговая информация, списки персонала и личные дела сотрудников, научно-исследовательские проекты, заявки на патенты, используемое программное обеспечение, протоколы совещаний первых лиц предприятия, информация о работе СБ на предприятии.
Затем список сокращается. Из него исключаются:
• информация, составляющая государственную тайну;
• общедоступная информация;
• информация, полученная по патентам, лицензиям и т. д.
Далее определяются грифы документов и порядок работы с документами различных грифов. Возможные варианты:
• «КТ» (Коммерческая тайна). Существует законодательно выведенный список сведений, которые не могут составлять коммерческую тайну. Сведения, вошедшие в этот список, не могут иметь гриф «КТ». Поэтому такой гриф или не используется, или им отмечаются наиболее важные документы. Также используется вариант, когда документы, содержащие КТ, помечаются грифом «КТ» и вторым грифом, по которому производится допуск к документам.
• «Строго конфиденциально». Таким грифом помечается информация, к работе с которой допущен только руководитель предприятия, возможно, его первый заместитель и начальник СБ.
• «Конфиденциально». Под таким грифом скрываются документы, к работе с которыми допущены первые лица предприятия: руководитель, его заместители, бухгалтерия, руководители структурных подразделений.
• «ДСП» (Для служебного пользования). К таким документам имеют допуск лица, имеющие право работать с конфидентом по представлению руководителей структурных подразделений предприятия.
Ниже грифа следует строка «№_________». Здесь обозначается номер копии документа (№ 2(4), где 2 — номер копии документа, 4 — количество копий документа) и ставится подпись лица, ответственного за определение степени важности документации. Гриф ставится в правом верхнем углу первой страницы документа, обложки издания и сопроводительного письма к этим документам. На обратной стороне последней страницы документа (или обложке издания) указываются количество страниц в документе, срок действия грифа и фамилия лица (секретаря, референта и т. д.), готовящего документ.
Правила хранения и работы с документацией, содержащей конфидент. Прежде чем устанавливать меры защиты, необходимо выяснить ущерб, который понесет предприятие и его партнеры от разглашения информации, содержащейся в засекреченных документах. Обычно сумма, затрачиваемая на защиту документации, допускается в пределах 20-45% от вероятной суммы ущерба.
Вся документация хранится в специальной комнате в металлических шкафах и сейфах (гриф «Строго конфиденциально»). Допуск в комнату ограничен лицами, допущенными к работе с конфиденциальной информацией (КИ). Окна в комнату или серьезно защищены (решетки, плотные шторы, генератор шума, инфракрасная штора, датчик на разбитие стекла), или полностью исключены. Двери металлические, постоянно закрыты. Комната просматривается системой охранного видеонаблюдения.
Изначально определяется, какие сотрудники (поименно) допускаются к документам с тем или иным грифом. Допуск иных сотрудников разрешается только по письменному разрешению первого лица предприятия. Сотрудник, получая документ, расписывается в журнале (или табеле) выдачи документа, где указывается дата и время выдачи, фамилия сотрудника и фамилия работника, выдавшего документ. Документ выдается без права передачи и должен быть возвращен в тот же день. В журнале ставится отметка о возвращении документа и заверяется работником по контролю над документацией. Документ при нахождении его на руках сотрудника не может передаваться другим лицам, выноситься за территорию предприятия, храниться у сотрудника более одного рабочего дня, копироваться, уничтожаться или портиться.
Один раз в год (полгода) создается комиссия в составе одного из первых лиц предприятия, сотрудника АГр СБ и начальника ОсО СБ, которая:
• проверяет правильность выдачи документов сотрудникам;
• определяет документы с истекшим сроком засекречивания;
• определяет документы для пересылки в архив и уничтожения;
• следит за правильностью уничтожения документов (документы, направленные к уничтожению, сжигаются или уничтожаются на бумагорезательной машине).
Со всеми лицами, допущенными к работе с конфидентом, отбирается расписка о запрете разглашения сведений, составляющих коммерческую тайну. (Образец приведен в приложениях.) В обязательном порядке такая расписка отбирается при увольнении сотрудника. В случае разглашения сотрудник рискует отвечать по ст. 183 УК РФ «Незаконные получение и разглашение сведений, составляющих коммерческую или банковскую тайну».