Работая с предприятиями негосударственной безопасности, можно заметить, что тщательно оформленная учетно-контрольная документация (в соответствии с инструкциями МВД) сочетается с отсутствием иной служебной переписки. Основным доводом является стандартное: «Не хочется бюрократию разводить». Однако служебная переписка является не столько лишним потоком бумаги, сколько страховкой (причем абсолютно бесплатной) как СБ в целом, так и отдельных сотрудников в частности. Соответствующие примеры будут приведены при рассмотрении конкретных вариантов документации.
Оформление документации
Все документы служебной переписки оформляются на листах бумаги форматом А4 (допускается развернутый двойной тетрадный лист). С левой стороны листа необходим отступ 3 см для возможности подшивки в дела. При невозможности окончания документа на одной странице лучше продолжить писать на новом листе, а не на обороте. Если документ не конфиденциального плана, то листы скрепляются скрепкой или степлером. Номера ставят, начиная со второй страницы, стандартно — по центру в верхней части листа. В верхнем правом углу документа оформляется «шапка». В «шапке» указываются получатель и отправитель. Необходимо следить, чтобы должность и место работы получателя писались в разных строках. Перед должностью и фамилией отправителя допускается предлог «от». Ниже, по центру, пишется название документа.
Начальнику СБ Завода СПКБиМ г-ну Цукерману А. И. от старшего смены охраны Гастарабермишвили Р. Д. РАПОРТ Далее, с красной строки, пишется основной текст. После основного текста ставится дата (слева) и подпись (справа, без расшифровки). Далее могут указываться приложения. Дата ставится или двойными регистрами через точки («22.03.02.»), или с письменным указанием месяца («22 марта 2002 г.»). При рукописной подготовке документа подпись ставится только после основного текста. При машинописной — после основного текста и внизу каждой страницы. ... Докладываю на Ваше решение. 22.03.02. «Гастарабермишвили»
Документы служебной переписки
По движению документы делят на входящие (приходящие в данное структурное подразделение со стороны), исходящие (документы, распространяемые данным структурным подразделением) и внутренние (документы, необходимые для работы только данного структурного подразделения и не выходящие за его пределы). По типам документации выделяют: приказы, инструкции, рапорты, докладные записки, служебные записки, объяснительные, информационные записки и письма, аналитические записки и письма и ряд менее значимых документов.
Приказы.
Приказы издаются начальником СБ по фактам: структурной перестройки, кадровой работы (прием, увольнение, командировка, благодарность и пр.), информационного уведомления сотрудником и т. д. В приказе обязательно указывается его номер и дата выхода. Напоминаем об этом не случайно, поскольку даже Министерством обороны был издан приказ о посылке офицеров МО и ГТТТ в Чечню от 12.08.96. На официальном бланке приказа год обозначен не был.
Инструкции.
Инструкции являются основными документами по правилам и порядку производства работ сотрудниками. Инструкции подписываются автором (обычно руководителем соответствующего структурного подразделения) и обязательно (!) заверяются начальником СБ. Инструкции, ограничивающие права персонала предприятия (не СБ), обязательно заверяются директором предприятия. Только в таком виде они становятся обязательными для всех сотрудников, поскольку начальник СБ имеет власть только над подчиненной ему СБ. Такими документами могут быть «Инструкция по контрольно-пропускному режиму», «Инструкция по внутреннему режиму» и др. Следует обратить особое внимание на то, чтобы в инструкциях четко определялись санкции за неисполнение работ и был отработан механизм выявления нарушений. В противном случае инструкция теряет смысл.
Рапорты.
Рапорты на имя начальника СБ пишутся сотрудниками по факту нештатных ситуаций. Важная особенность: рапорты следует писать не только по факту чрезвычайных ситуаций с применением оружия или спецсредств (как Часто и делается), но даже и по, казалось бы, малозначительным. Так, в один банк зашел человек в состоянии алкогольного опьянения, который пытался пройти в кассу и «получить свои кровные деньги». Еще из холла был выведен охранником- на улицу (видеонаблюдения не велось) с применением болевых приемов рукопашного боя. Охранник посчитал происшествие малозначительным и не стал оформлять соответствующих документов. Человек через два дня обратился в районный отдел милиции с заявлением об избиении его сотрудником СБ банка. К заявлению прилагалась справка от врача по факту обнаружения следов от побоев. По данному заявлению было возбуждено уголовное дело, которое прекращено только после оформления задним числом рапорта сотрудника по данному происшествию.
Докладные записки.
Докладные записки пишутся на имя руководителя СБ в порядке рекомендательного доклада о необходимости совершенствования системы охраны и безопасности объекта, по факту обнаружения случаев нарушения установленных инструкций (кляуза) и иным фактам служебных отношений. Здесь мы имеем дело с письменной формой доклада. Такие докладные записки обычно заканчиваются фразой: «Докладываю на Ваше решение». (При обращении к единичному лицу слова «Вы», «Вас», «Ваше» и пр. всегда пишутся с прописной буквы). Приведем пример правильно подготовленной докладной записки. Охранник одного из территории завода написал руководителю СБ обстоятельную докладную записку о необходимости технического совершенствования поста, так как в настоящем виде тот не мог служить целям соответствующей инструкции. Документ был подшит в дело, никаких действий по его факту не последовало. Через некоторое время на объекте было совершено крупное хищение через участок данного поста. При наложении взыскания и материальной ответственности на сотрудника в качестве оправдательного документа он предъявил копию докладной записки. Вина и взыскание были сняты, материальная ответственность отменена.
Служебные записки.
Служебные записки пишутся на имя руководителя параллельного структурного подразделения по вариантам улучшения взаимодействия при совместной работе.
Объяснительные записки.
Объяснительные записки пишутся на имя руководителя СБ по факту объяснения работником нарушений ведомственных и должностных инструкций со своей стороны. Аналитические записки и отчеты, информационные записки и письма являются исходящими документами Информационного подразделения и будут рассмотрены ниже. Необходимо отметить, что данная схема является основой для организации любого предприятия. Сначала определяются цели предприятия. На основе целей определяется структура. Только после этого можно приступать к ее формированию.
